Trocar o software de gestão é uma das decisões mais importantes para qualquer gráfica ou birô de impressão. A escolha impacta diretamente a produtividade, a lucratividade e até a experiência dos clientes. Afinal, um sistema ultrapassado pode gerar retrabalho, falhas em orçamentos e falta de controle sobre produção, estoque e finanças.
Neste artigo, vamos mostrar o que você precisa avaliar antes de migrar para um novo ERP, trazendo dicas práticas e pontos de atenção específicos do setor gráfico. Se você atua em uma gráfica rápida, indústria gráfica ou birô de impressão, este guia é para você.

Por que trocar o software de gestão da sua gráfica?

Muitas empresas adiam essa decisão por medo da migração ou receio de parar a operação. No entanto, insistir em um sistema limitado pode custar muito mais caro a longo prazo. Alguns sinais claros de que chegou a hora de trocar:

• Orçamentos lentos e imprecisos → demora para enviar propostas, perda de competitividade.
• Falta de integração → dados espalhados em planilhas, retrabalho no PCP e falhas no controle de estoque.
• Retrabalho frequente → erros em provas, falhas de comunicação entre vendas e produção.
• Custos fora de controle → dificuldade em calcular custo por tiragem ou acompanhar margens reais.
• Falta de relatórios confiáveis → ausência de indicadores claros para apoiar decisões estratégicas.

Um novo ERP pode transformar esses gargalos em vantagem competitiva, trazendo automação, integração e clareza nos processos.

Riscos da migração e como reduzi-los

Trocar de sistema não precisa ser traumático. Com o planejamento correto, é possível migrar de forma segura e sem perder dados importantes. Entre os principais riscos e como mitigá-los:

• Perda de informações históricas → faça backup completo e valide os dados antes da migração.
• Resistência da equipe → envolva colaboradores desde o início e ofereça treinamento adequado.
• Parada da operação → utilize ambiente de testes antes do go-live e planeje a virada em períodos de menor movimento.
• Suporte insuficiente → escolha um fornecedor que ofereça acompanhamento próximo e suporte humano.

Na Gráfica Inteligente, todo processo de implantação é acompanhado por especialistas, garantindo segurança e adaptação rápida da equipe.

Passo a passo para migrar seu ERP gráfico

Uma troca bem planejada pode ser feita em 4 a 8 semanas, dependendo da complexidade da operação. Veja um roteiro prático:

• Mapeie seus processos atuais → identifique onde estão os gargalos: orçamento, PCP, estoque, entrega, financeiro.
• Prepare os dados → organize cadastros de clientes, insumos, produtos, listas de materiais e ordens em andamento.
• Teste em ambiente controlado → realize simulações antes da virada oficial, testando orçamentos, pedidos e relatórios.
• Treine a equipe por função → cada colaborador precisa saber exatamente como usar o sistema no dia a dia.
• Go-live com suporte ativo → escolha uma data estratégica e tenha o fornecedor ao lado para ajustes rápidos.
• Período de hiper-care → acompanhe de perto os primeiros 15 a 30 dias, corrigindo divergências e garantindo confiança.

Critérios para escolher o novo ERP da sua gráfica

Não basta qualquer ERP genérico. O setor gráfico tem particularidades que exigem recursos especializados. Confira os pontos essenciais:

1. Orçamento técnico detalhado → calcular custos por tipo de serviço (offset, digital, grande formato), considerando insumos, tiragem, acabamento e margem de lucro.
2. PCP (Planejamento e Controle da Produção) → controle de ordens de serviço, fila de produção, centros de trabalho e apontamento em tempo real.
3. Custos e margens reais → calcular custo por tiragem, controlar consumo de insumos e analisar rentabilidade de cada pedido.
4. Integrações fiscais e web-to-print → emissão de NF-e, NFS-e, CT-e e integração com e-commerce gráfico.
5. Relatórios e BI → dashboards claros para acompanhar indicadores como tempo médio de orçamento, ocupação da produção, desperdício de insumos e fluxo de caixa.
6. Suporte humano e treinamento → contar com suporte especializado que entenda os desafios do setor gráfico.

A Gráfica Inteligente, desenvolvida pela Núcleo Loguin, foi criada justamente para atender a essas demandas específicas, unindo simplicidade, automação e gestão completa.

Cronograma sugerido de implantação

Para reduzir riscos, recomendamos um cronograma em quatro etapas:

• Semana 1-2 → diagnóstico e migração de dados principais.
• Semana 3 → testes em ambiente paralelo e ajustes de configuração.
• Semana 4 → treinamento por setor (comercial, PCP, estoque, financeiro).
• Semana 5 → go-live com suporte dedicado.
• Semana 6-8 → acompanhamento intensivo e feedback contínuo.

Esse planejamento garante que a troca aconteça sem comprometer a operação.

Estudo de caso: o impacto da troca

Imagine uma gráfica rápida que levava 3 dias para enviar orçamentos complexos. Após migrar para um ERP especializado, esse tempo caiu para 30 minutos. Além disso:

• Retrabalho caiu 40% graças ao apontamento de produção em tempo real.
• Margem de lucro aumentou em 15% com o controle preciso de insumos.
• Clientes satisfeitos pela agilidade e transparência no processo.

Esses resultados não são exceção: são consequência natural de um sistema criado para as dores específicas do setor.

Checklist prático para sua gráfica

Antes de trocar de software, confirme se o novo ERP atende:

• Permite orçamentos detalhados por tipo de serviço.
• Integra PCP, estoque, financeiro e fiscal.
• Oferece relatórios claros e dashboards estratégicos.
• Tem suporte especializado em gráficas.
• Oferece treinamento prático para a equipe.
• Possui roadmap de atualização tecnológica.

Se a maioria das respostas for “não” no seu sistema atual, está mais do que na hora de mudar.

Conclusão

Trocar o software de gestão pode parecer desafiador, mas é um passo essencial para qualquer gráfica que deseja crescer com eficiência e previsibilidade. Avaliar os sinais, reduzir riscos da migração e escolher um ERP especializado garante que sua empresa mantenha a operação sem falhas e ainda conquiste mais lucratividade.

Com o Gráfica Inteligente, desenvolvido pela Núcleo Loguin, sua gráfica conta com uma plataforma feita sob medida para o setor — da geração de orçamentos até a entrega final, tudo de forma integrada e simples de usar. É a ferramenta certa para quem busca produtividade e competitividade no mercado gráfico.