A reforma tributária na gráfica deixou de ser um assunto para “resolver depois”. Desde janeiro de 2026, o Brasil entrou oficialmente na fase de testes do novo sistema tributário.
Por isso, as novas regras já fazem parte da rotina de empresas que emitem notas fiscais todos os dias. Naturalmente, isso também inclui o setor gráfico.
Se a sua gráfica ainda não ajustou o sistema de gestão para lidar com IBS e CBS, este é o momento de agir. Dessa forma, a empresa pode se preparar antes que a fase de testes avance para uma cobrança efetiva.
O que muda com o IBS e a CBS
A reforma tributária substitui cinco tributos: PIS, Cofins, ICMS, ISS e IPI.
Em seu lugar, entra um modelo baseado em dois novos impostos:
- CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços): de competência federal;
- IBS (Imposto sobre Bens e Serviços): administrado entre estados e municípios.
Além disso, a lógica de cobrança também muda. Em vez de considerar principalmente a origem da operação, o novo sistema passa a priorizar o destino.
Ou seja, a tributação considera o local onde o produto ou serviço é efetivamente consumido.
Para uma gráfica que atende clientes em diferentes estados, essa mudança merece atenção. Isso é especialmente importante em segmentos como embalagem, editorial, comunicação visual e materiais para PDV.
Na prática, a nova lógica afeta orçamentos, pedidos e documentos fiscais. Portanto, os sistemas usados pela empresa também precisam acompanhar essa mudança.
O cronograma que toda gráfica precisa conhecer
A transição será gradual e está prevista para durar até 2033.
Em linhas gerais, o cronograma funciona assim:
- 2026: fase de testes, com CBS a 0,9% e IBS a 0,1%;
- 2027: PIS e Cofins são extintos, enquanto a CBS passa a valer com alíquota cheia;
- 2029 a 2032: ocorre a transição gradual de ICMS e ISS para o IBS;
- 2033: o novo sistema entra em vigência plena, com a extinção total de ICMS e ISS.
Embora as alíquotas de 2026 sejam simbólicas, os novos campos fiscais já exigem atenção.
Por isso, a adaptação do ERP não deve ficar para a última hora.
Por que a nota fiscal virou o ponto mais sensível da operação
Desde 3 de agosto de 2026, o preenchimento dos campos relacionados ao IBS e à CBS tornou-se obrigatório para empresas do regime regular.
Além disso, os documentos fiscais eletrônicos precisam destacar a alíquota-teste de 1%.
Na prática, uma gráfica que vende produtos ou presta serviços precisa estar preparada. O mesmo vale para operações de remessa para industrialização.
Portanto, o sistema de gestão deve estar parametrizado para trabalhar com os novos leiautes fiscais.
Esse cuidado começa pelos cadastros.
Produtos mal classificados, NCMs desatualizados e regras fiscais incorretas aumentam o risco de problemas.
Além disso, um sistema desatualizado pode dificultar o acompanhamento das mudanças publicadas pelos órgãos responsáveis.
Como consequência, a gráfica pode enfrentar notas rejeitadas, retrabalho manual e atrasos na entrega.
Esses problemas parecem apenas fiscais. No entanto, eles também consomem produtividade e margem de lucro.
Os riscos de não se preparar a tempo
Tratar a reforma tributária como responsabilidade exclusiva do setor contábil pode gerar problemas em diferentes áreas da gráfica.
Entre os principais riscos estão:
- Retrabalho fiscal: cada nota rejeitada exige revisão, correção e nova emissão;
- Insegurança nos orçamentos: erros tributários podem comprometer a formação de preço;
- Erros silenciosos: cadastros incorretos podem acumular inconsistências sem gerar alertas imediatos.
Além disso, alguns problemas podem aparecer somente durante uma fiscalização ou conferência futura.
Por isso, a preparação precisa envolver sistema, processos e cadastros.
Como um ERP especializado sustenta essa transição
Um ERP desenvolvido para a indústria gráfica vai além da emissão de notas.
Ele também conecta informações de orçamento, vendas, produção, estoque e financeiro.
Dessa forma, a empresa trabalha com uma única base de dados. Além disso, reduz a dependência de controles paralelos.
Durante a reforma tributária, essa integração se torna ainda mais importante.
Cadastros fiscais sempre atualizados
Um ERP especializado ajuda a organizar tabelas fiscais, NCMs e regras de tributação.
Assim, a gráfica reduz o risco de erros causados por cadastros incompletos ou desatualizados.
Além disso, o sistema pode acompanhar os novos leiautes fiscais exigidos durante a transição.
Consequentemente, o trabalho da equipe fica mais seguro e padronizado.
Emissão de notas sem gargalos
Com IBS e CBS parametrizados corretamente, as informações fiscais já podem acompanhar o pedido desde a origem.
Dessa forma, a equipe reduz a necessidade de ajustes manuais antes da emissão da nota.
Além disso, diminui o risco de rejeições fiscais.
Como resultado, produção, faturamento e entrega conseguem trabalhar de forma mais integrada.
Visibilidade financeira durante a fase de testes
O ERP Gráfica Inteligente integra comercial, produção, estoque e financeiro em uma única visão.
Por isso, a gestão consegue acompanhar melhor os efeitos das mudanças tributárias sobre cada pedido.
Além disso, a empresa reduz a dependência de planilhas e conferências manuais.
Assim, torna-se mais fácil analisar custos, preços e margens durante a transição.
Checklist: o que sua gráfica deve fazer ainda em 2026
Algumas ações podem reduzir riscos durante a implantação das novas regras.
- Revise o cadastro fiscal de produtos e serviços gráficos.
- Confira NCMs e naturezas de operação.
- Confirme se o ERP já possui campos para IBS e CBS.
- Teste a emissão de notas nos novos leiautes.
- Crie uma rotina de conferência fiscal.
- Acompanhe as atualizações dos órgãos responsáveis pela reforma.
A fase de testes de 2026 existe justamente para permitir ajustes.
Por isso, usar esse período para organizar processos pode evitar problemas futuros.
Além disso, a gráfica chega mais preparada a 2027, quando novas etapas da transição começam.
Quem deixa tudo para a última hora, por outro lado, aumenta o risco de retrabalho e correções emergenciais.
Perguntas frequentes sobre a reforma tributária na gráfica
A reforma tributária já vale para gráficas em 2026?
Sim. 2026 é o ano de testes do novo sistema.
Nesse período, CBS e IBS aparecem com alíquotas simbólicas nos documentos fiscais.
Mesmo assim, sistemas e cadastros já precisam ser adaptados.
O que muda na nota fiscal da gráfica a partir de agosto de 2026?
Desde 3 de agosto de 2026, os campos de IBS e CBS passaram a exigir atenção das empresas do regime regular.
Além disso, os documentos fiscais eletrônicos precisam considerar as regras estabelecidas para a fase de testes.
Por isso, o ERP precisa estar corretamente parametrizado.
Um ERP genérico dá conta da reforma tributária?
Isso depende da capacidade de atualização e parametrização do sistema.
No entanto, um ERP desenvolvido para a indústria gráfica já considera características específicas desse tipo de operação.
Assim, a empresa reduz adaptações manuais e centraliza informações fiscais, comerciais e produtivas.
A tecnologia certa transforma obrigação em vantagem competitiva
A reforma tributária não representa apenas uma mudança fiscal.
Ela também cria uma oportunidade para revisar processos, custos, produção e margem.
Quem já utiliza um sistema de gestão especializado parte de uma estrutura mais organizada.
Além disso, informações comerciais, fiscais e produtivas ficam conectadas.
Enquanto isso, empresas que ainda dependem de planilhas e controles manuais podem enfrentar mais dificuldades durante a transição.
Por isso, vale avaliar se o ERP atual está preparado para IBS e CBS.
Caso não esteja, pode ser o momento de considerar a troca por um sistema mais adequado à indústria gráfica.
Fale com a equipe da Gráfica Inteligente e veja como o GI pode ajudar sua gráfica nessa transição.
Prepare sua operação para a reforma tributária com mais controle, segurança e menos retrabalho.
